09 Aug 2017

Manajemen Resiko dalam Perencanaan Proyek

Orang mengatakan hidup adalah apa yang terjadi saat Anda sibuk membuat rencana. Dalam bisnis, bagaimanapun, perencanaan adalah segalanya. Tidak ada proyek berhasil yang dilakukan tanpa perencanaan, sama seperti tidak ada proyek yang bermanfaat tanpa rencana manajemen risiko yang baik.

1. Apa arti manajemen resiko dan mengapa penting?

Manajemen risiko merupakan proses yang berkesinambungan. Manajemen resiko mengidentifikasi dan menganalisa masalah yang dapat terjadi, diikuti dengan solusi apabila masalah tersebut benar – benar terjadi. Alih-alih menangani masalah yang sedang terjadi, manajemen risiko mengajarkan meramalkan masalah yang dapat terjadi dan solusinya.

Manajemen resiko lebih dari sekedar pemecahan masalah. Manajemen risiko harus memprediksi dan menghitung potensi kegagalan sebelum hal itu terjadi, sehingga memastikan bahwa hal itu tidak pernah terjadi. Hal ini sesuai dengan tujuan utama: Melalui antisipasi kemungkinan terjadinya masalah, proyek dapat selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Manajemen risiko yang buruk adalah salah satu alasan utama proyek gagal. PMI’s Pulse of the Profession melaporkan bahwa “Untuk setiap $1 miliar yang diinvestasikan di Amerika Serikat, $122 juta terbuang karena kurangnya kinerja proyek”.

2. Proses Manajemen Resiko dalam 4 Langkah Sederhana

Manajemen risiko tidak hanya dapat membantu Anda meningkatkan kinerja proyek, namun sebenarnya menghemat uang. Semua orang yang terlibat ingin sebuah proyek berjalan dengan lancar dan selesai tepat waktu, dan satu-satunya cara untuk memastikannya adalah dengan menerapkan proses manajemen risiko yang sistematis.

Langkah 1: Identifikasi Resiko
Beberapa manajer mendorong anggota tim mereka untuk memprediksi kemungkinan risiko proyek mereka sendiri, sementara yang lain menggunakan sesi brainstorming kelompok di mana masalah diantisipasi ditemukan, dikenali dan dijelaskan.

Langkah 2: Analisis Resiko
Resiko yang terdeteksi kemudian diukur dan dianalisis. Langkah ini dilakukan untuk mengukur kemungkinan dampak dan konsekuensi dari risiko tersebut dan juga menentukan kemungkinannya. Tim harus memikirkan tentang seberapa mungkin masalah tersebut benar-benar terjadi, dan bagaimana hal itu dapat mempengaruhi kinerja, anggaran, dan ketepatan waktu Anda.

Langkah 3: Buat Rencana Cadangan
Langkah ini bertujuan sebagai pencegahan dan solusi terhadap permasalahan proyek tertentu.

Langkah 4: Monitor dan Kontrol Resiko
Seperti disebutkan sebelumnya, manajemen risiko adalah proses yang berkesinambungan. Kemungkinan masalah harus ditangani terlebih dahulu, sementara rencana cadangan harus direvisi setiap kali Anda mencapai titik tertentu pada setiap tahapan proyek.

3. Jenis – jenis risiko proyek

Para peneliti dan pimpinan proyek sepakat bahwa biaya, jadwal dan kinerja adalah tiga risiko terbesar untuk penyelesaian proyek. Lingkup proyek yang tidak jelas, estimasi anggaran dan manajemen waktu yang buruk dapat menetapkan sebuah proyek dinilai gagal bahkan sebelum dimulai, sementara inefisiensi, miskomunikasi, dan manajemen alur kerja yang tidak konsisten sering berkontribusi dalam memberikan hasil yang kurang baik.

Bahaya yang paling besar datang dari tata kelola yang buruk, kesalahan strategis dan operasional. Seorang manajer proyek harus selalu mengawasi proses internal, memastikan bahwa setiap tindakan sudah sesuai dan setiap orang yang terlibat tahu mengenai tugas mereka.

4. Analisis Resiko: Kemungkinan dan Penilaian Dampak
Manajemen risiko bukan tentang berpikir pesimis mengenai keberhasilan proyek, tapi tentang masalah realistis dan dapat diprediksi. Setiap risiko yang teridentifikasi harus dianalisis dan dicarikan solusinya dengan tepat.

Pada tahap ini, seorang manajer proyek harus menilai kemungkinan – kemungkinan masalah dan menentukan apakah masalah tersebut berpengaruh terhadap kinerja proyek atau tidak. Hal yang harus dipikirkan adalah: probabilitas terjadinya dan tingkat dampaknya.

5. Respon Resiko: Pencegahan dan Pengobatan

Anda harus mengembangkan rencana kontingensi Anda dalam dua arah: pencegahan dan penanganan. Yang pertama akan membahas akar penyebab tersebut dan menetapkan langkah-langkah untuk mencegahnya.
Bagian penanganan risiko berkaitan dengan kemungkinan masalah yang terjadi. Di situlah Anda harus memikirkan solusi sebenarnya untuk mengelola risiko yang teridentifikasi, dan mengembangkan langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Inilah bagaimana respons risiko seharusnya dibuat:

Langkah 1: Penghindaran
Tentukan sumber risiko untuk mengeliminir risiko.

Langkah 2: Mitigasi
Kurangi kemungkinan risiko untuk mengurangi dampak dan konsekuensinya.

Langkah 3: Penerimaan
Terimalah bahwa penghindaran dan mitigasi telah gagal dan terapkan rencana cadangan

6. Monitor Risiko : Reevaaluasi dan Kontrol
Rencana pengelolaan risiko yang matang memberi anda persiapan lebih dalam hal pelaksanaan proyek dan pemecahan masalah. Anda harus memantau secara berkala selama proyek berjalan dan mengidentifikasi kendala – kendala baru yang mungkin terjadi.

Untuk satu dan dua hal, rata – rata sepertiga dari proyek, tidak pernah dapat diselesaikan. Dengan berbagai banyak orang yang terlibat dan kebutuhan yang begitu banyak, hal – hal yang tidak diprediksi dapat terjadi. Manajemen risiko dapat membantu mengiliminir tingkat kegagalan proyek.

Bitrix24 merupakan aplikasi manajemen proyek yang akan membantu anda dalam memberikan tugas ke staf dan manajemen tugas. Bitrix24 dilengkapi dengan time tracking, otomatisasi tugas, Kanban, gantt chart, dan manajemen dokumen.