21 Oct 2017

5 Alasan Mengapa Suatu Proyek Gagal

Manajemen proyek termasuk sebagai hal yang paling kompleks di lapangan. Bahkan ketika direncanakan dengan hati-hati, sebuah proyek masih memiliki siklus yang panjang untuk sampai pada hasil akhir, itulah mengapa satu proses yang tidak sempurna dapat membuat keseluruhan proses dalam bahaya. Proyek gagal karena salah perhitungan dalam merancang dan salah langkah dalam eksekusi.

  1. Perencanaan yang Buruk

Sangat penting untuk pengembangan yang efektif, perencanaan proyek harus memiliki tujuan yang jelas dan dapat dicapai serta dapat dipahami oleh setiap orang. Ruang Lingkup harus mencakup tujuan yang jelas, sementara Work Breakdown Schedule memecah-mecah setiap tugas/aktivitas. Selain itu, anda juga harus menetapkan cara komunikasi dan manajemen risiko dasar.

Memulai sebuah proyek tanpa hal ini setara dengan melompat dalam kegelapan – tidak memiliki struktur yang mendukung, sebuah proyek pasti gagal.

 

  1. Ruang Lingkup

Setelah Ruang Lingkup dibuat, siklus pengembangan proyek dapat dimulai. Setelah breakdown jadwal kerja, yang menguraikan setiap milestone dan menerjemahkannya ke Bagan Gantt atau representasi visual serupa lainnya, seorang manajer proyek menggunakan struktur ini untuk mengembangkan sebuah tim, mengalokasikan peran dan tanggung jawab dan menyusun jadwal proyek.

Jika salah satu dari keputusan ini gagal atau salah satu peserta memilih untuk menyimpang dari rencana tersebut, kegagalan proyek tidak bisa dihindari.

Meskipun ada banyak faktor yang dapat menyebabkan kegagalan proyek, yang terutama adalah ketidakmampuan untuk mempertahankan ruang lingkup proyek. Sangat penting bahwa setiap anggota tim memahami dengan jelas tujuannya dan melakukan pekerjaannya dengan efisien. Jika, misalnya, salah satu staf gagal memberikan tugas, keseluruhan progress bisa menurun karena adanya rantai ketergantungan di mana setiap aktivitas memiliki ketergantungan tertentu.

Pertemuan reguler hanyalah salah satu cara untuk mengatasi kecelakaan fatal tersebut.

 

  1. Komunikasi buruk/tidak ada transparansi

Agar sebuah proyek berhasil, semua orang yang terlibat harus bisa melakukan sinkronisasi tanpa henti satu sama lain. Manajemen proyek adalah tentang waktu yang tepat dan efisiensi alur kerja, oleh karena itu, jadwal yang transparan, metode produktivitas dan strategi pelacakan waktu semuanya memainkan peran pendukung dan sangat diperlukan selama fase eksekusi.

Ketika menyangkut proyek lintas departemen, manajer proyek biasanya memecahkan masalah ini dengan menggunakan solusi otomasi intuitif. Solusi manajemen proyek memberikan bantuan yang sangat dibutuhkan dalam kasus proyek jangka panjang dan memungkinkan tim untuk berkomunikasi baik secara real time maupun berdasarkan kebutuhan.

Bitrix24 menyediakan solusi untuk kerjasama yang produktif – dari kalender grup dan papan diskusi sampai grafik Gantt dan manajemen beban kerja karyawan, fitur ini sangat baik untuk alur kerja yang sinkron dan pengiriman tepat waktu.

Saluran komunikasi lain yang harus tetap terbuka adalah antar manajer proyek, klien dan pemangku kepentingan. Aturan dasar ini harus ditetapkan sejak awal dan termasuk dalam rencana proyek awal, sehingga memastikan bahwa ketiga pihak tersebut saling mengetahui persyaratan dan harapan masing-masing. Pelaporan sistematis merupakan kunci sukses sebuah hubungan antara mereka yang memiliki kepentingan dalam suatu proyek tertentu.

  1. Tidak adanya monitoring dan kontrol

Bertentangan dengan apa yang manajer proyek praktikkan, fase eksekusi bukanlah yang terakhir dalam siklus hidup proyek. Sebelum proyek ditutup, sebuah proyek perlu dievaluasi ulang, kinerja tim diukur dan hasil akhir keseluruhan dibandingkan dengan kesepakatan awal. Jika tahap monitoring proyek dilewati, kemungkinan besar tidak akan ada jalan keluar dari krisis manajemen proyek dan klien tidak akan puas dengan hasilnya.

Kontrol kinerja tepat waktu dapat mengatasi banyak ketidakpastian dan secara signifikan mempersingkat fase terakhir. Kemajuan harus diukur setelah setiap aktivitas diselesaikan dan hasilnya ditinjau dalam bentuk laporan kinerja. Strategi semacam itu harus menemukan apakah sebuah proyek sesuai jadwal dan sesuai anggaran atau tidak, tentukan apakah tuntutan klien dan pemangku kepentingan telah dipenuhi sejauh ini.

Dengan mencatat setiap tugas individual dan keseluruhan kemajuan, manajer proyek selangkah lebih dekat dengan keberhasilan proyek

  1. Manajemen kelemahan

Memilih orang yang tepat untuk pekerjaan seharusnya menjadi perhatian utama dari manajemen proyek. Yang terpenting, manajer proyek harus menjadi kombinasi sempurna antara kepemimpinan organisasi, kepemimpinan dan soft skil. Selain itu, lini kerja ini membutuhkan kemampuan pemecahan masalah yang hebat, sama seperti kemampuan untuk tetap bersikap dingin dan berpikiran jernih di bawah tekanan.

Bitrix24 adalah solusi manajemen proyek online dengan proyek, tugas, dan subtugas tak terbatas. Hadir dengan pelacakan waktu, alur kerja otomasi tugas, bagan Gantt, pengelolaan dokumen dan alat kolaborasi tugas, seperti obrolan kelompok dan konferensi video. Kunjung www.crm-indonesia.com untuk informasi lebih jelas